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Si je comprends bien

les participants viennent avec leur voiture sur Vivloorde, s'isncrivent sur place, laisse leur bateau à Vilvoorde, ensuite dépose leur voiture à Andrelecht.

C'est là, à Anderlecht, que je les attend vers 9h avec mon véhicule pour les remonter à Vivloorde.

Pour se coordonner, quelqu'un de notre organisation reste à Vilvoorde et me sonne pour me dire combien de chauffeur il m'envoit

c'est bien cela ?